Eindelijk is die lastige vacature ingevuld. De nieuwe medewerker zit achter zijn bureau. Einde verhaal? Nee, juist in deze fase gaat het vaak mis. Hoe voorkom je dat de medewerker na een korte tijd weer vertrekt.

5 Succesfactoren van een goede onboarding

1. Pre-boarding: start op dag 0

Alles is rond. De nieuwe medewerker is aangenomen, het contract is getekend en iedereen weet wanneer de nieuwe medewerker begint. Maar dan…. Stopt de communicatie. Er is geen contact meer tot de dag waarop de nieuwe medewerker voor het eerst op het werk verschijnt. Een gemiste kans. Houd ook in de dagen voor de start contact. Benut deze tijd en geef nieuwe medewerkers informatie over hoe ze zich voor kunnen bereiden, wat ze de eerste weken kunnen verwachten en neem zoveel mogelijk zorgen en onzekerheden weg.

Tip: Stuur een week van tevoren een email met het programma van de eerste dagen (zoals bijvoorbeeld kledingvoorschrift, inlogcodes, gedragsregels, flexibelwerkenbeleid, voorstelrondes, etc.) Volg de mail telefonisch op, doorloop het onboardingproces en laat de nieuwe medewerker al zijn vragen stellen zodat hij vol enthousiasme en zelfvertrouwen aan de eerste werkdag kan beginnen. Pre-boarding laat zien dat je je ervan bewust bent dat ze een grote stap maken en dat ze op begeleiding kunnen rekenen.

2. Definieer wat succes inhoudt: geef medewerkers duidelijke handvatten

Gek genoeg zijn er nog veel bedrijven die denken dat nieuw personeel wel meteen weet wat er van hen wordt verwacht. Dat weten ze veelal echter niet. Help ze slagen. 

Tip: Maak een stappenplan dat in de eerste dertig, zestig en negentig dagen aangeeft welke mijlpalen er bereikt moeten zijn. Hierdoor krijgt de medewerker meer grip op de eerste drie maanden in zijn nieuwe baan en voelt hij zich verantwoordelijk voor zijn eigen succes. Het resultaat? Nieuwe medewerkers weten in welke mate ze een bijdrage leveren aan hun eigen succes en dat van het bedrijf. En dat is cruciaal voor werknemerstevredenheid.

3. De onboarding buddy helpt integreren

Tegenwoordig kunnen veel onderdelen binnen het onboardingproces worden geautomatiseerd. Dat is handig en efficiënt, maar maak nog steeds ruimte voor persoonlijke interactie. Koppel elke nieuwe medewerker aan een onboarding buddy. Het liefst iemand in een soortgelijke functie en die er al langere tijd werkt. Begeleiding door een fijne collega zorgt ervoor dat een nieuwe medewerker zich eerder op zijn gemak voelt, eerder vragen zal stellen en uiteindelijk sneller integreert. 

4. Blijf contact houden, ook na de eerste werkdag

Het is een voor de hand liggende valkuil: de nieuwe medewerker voldoet aan de kwalificaties en aan het einde van de eerste werkweek informeer je hoe het gaat. Dat is een goed begin, maar daar stopt het niet! Sterker nog, wil je ervoor zorgen dat de onboarding een blijvende impact heeft, dan houd je regelmatig contact.

5. Vertrek is deel van onboarding

Ondanks alle voorbereidingen en inzet van beide partijen, is er geen garantie dat de onboarding altijd 100% succesvol is. Het kan gebeuren dat het bedrijf en nieuwe medewerker toch niet blijken te matchen in de praktijk. Het beste is om dan vroegtijdig afscheid te nemen, aan ontevreden medewerker heb je als bedrijf tenslotte ook niet veel.